Zo bevestigt Van Vuuren orders voor utiliteitsdeuren in twee dagen

Snelheid winnen door weg te halen wat overbodig is: dat is de filosofie van Van Vuuren. In de productielijn , maar ook in het bestelproces. Dankzij een op maat gemaakt bestelsysteem voor utiliteitsdeuren, schakelt Van Vuuren van offerte naar orderbevestiging in amper twee dagen. Jorn Miedema, commercieel medewerker binnendienst: “Door het onze klanten makkelijk te maken, helpen we ook onszelf.”

Zo bevestigt Van Vuuren orders voor utiliteitsdeuren in twee dagen

Snelheid winnen door weg te halen wat overbodig is: dat is de filosofie van Van Vuuren. In de productielijn , maar ook in het bestelproces. Dankzij een op maat gemaakt bestelsysteem voor utiliteitsdeuren, schakelt Van Vuuren van offerte naar orderbevestiging in amper twee dagen. Jorn Miedema, commercieel medewerker binnendienst: “Door het onze klanten makkelijk te maken, helpen we ook onszelf.”

Orderbevestiging in 2 dagen - Jorn en Wietze

Sneller systeem, minder fouten

Er zijn behoorlijk wat variabelen aan utiliteitsdeuren: wat moeten ze afweren, wat zijn de maten, met welke opties worden ze afgewerkt? Daarom kan er tussen offerte en orderbevestiging wel wat tijd zitten. Alle gegevens moeten worden verwerkt, gecheckt en gedubbelcheckt. Van Vuuren beperkt die tijd tot twee dagen.

“Gegevens verwerken was een uitdaging, met grote kans op fouten”, zegt Jorn Miedema, commercieel medewerker binnendienst. “In ons nieuwe bestelsysteem halen we de gegevens rechtstreeks uit de documenten van onze klanten. Zij hoeven dus zelf niets aan te passen in hun documentatie. Wij leren het systeem rekening te houden met de manier waarop elke klant afzonderlijk gegevens aanlevert. Zo winnen we veel tijd.”

“Wij leren het systeem rekening te houden met de manier waarop elke klant afzonderlijk
gegevens aanlevert.” – Jorn Miedema, commercieel medewerker binnendienst

Gegevens maar één keer invoeren

“Het is een totaalsysteem: de gegevens komen in de offerte, gaan vandaar naar de orderbevestiging en daarna meteen naar de productie”, voegt softwareontwikkelaar Wietze Bron toe. “We vermijden daardoor veel dubbel werk, al wordt alles in elk stadium wel gedubbelcheckt. Klanten kunnen natuurlijk ook handmatig gegevens aanleveren, maar ook dan hoeven wij die maar één keer in te voeren. Dat is goed voor beide partijen.”

Zelflerend programma

Het programma is bovendien zelflerend. “Opties die de klant bij een vorige bestelling heeft toegevoegd – hang- en sluitwerk, bijvoorbeeld, of een bepaalde rabat – stelt de software de volgende keer opnieuw voor. Het houdt ook rekening met de markt van de klant. Aan Belgische klanten kan het bijvoorbeeld automatisch enkel opties voor de Belgische markt aanbieden.”

“Onze klanten zijn erg enthousiast over onze automatische deurtekeningen”

Automatische deurtekeningen

Samen met de offerte genereert het programma een tekening van de deur. “Dat is een erg handige feature voor ons en voor de klanten”, vindt Jorn. “Als er toch nog ergens een fout zou insluipen, dan merk je die veel sneller op. Klanten zien ook sneller zaken waar ze niet aan gedacht hadden: zitten die scharnieren op de juiste hoogte, klopt dat hang- en sluitwerk wel? Ze zijn er erg enthousiast over.”

“Net als onze productielijn proberen we het bestelprogramma elke dag
beter te maken” – Wietze Bron, softwareontwikkelaar

Frictieloze samenwerking

“Net zoals bij onze productielijn proberen we het bestelprogramma elke dag beter te maken”, zegt Wietze. “Daarvoor vragen we voortdurend wat klanten graag anders zouden zien. Een bepaalde klant levert gegevens bijvoorbeeld liever in regels in plaats van in kolommen aan, dan regelen we dat. Dat is een investering, maar wel één waarvan we allebei beter worden.”

Op die manier streeft Van Vuuren naar een frictieloze samenwerking. “Ook binnen het bedrijf”, besluit Jorn. “Al mijn collega’s hebben input gegeven over hoe zij het liefste werken. Het was een gezamenlijk project. En tegelijk een mooi voorbeeld van hoe we er zijn voor onze klanten!”